事務職の仕事術~作業のルーティン化~

#ビジネス系
written by もちゆき

こんにちは。

私は現在GOATの事務職として、経理や総務業務に従事しています。
GOATに入社する前から事務職の仕事に携わってきたので、気づけば事務歴十数年となりました。
何年経ってもポンコツ事務員ですが、唯一仕事を始めた時からやり方を変えていないことがあります。

それは「すべての作業をルーティン化し、スケジュールに埋め込む」ということです。
今回はそのやり方をご紹介したいと思います。

日々の業務の洗い出し

まず初めに、毎日どんな作業が発生しているかを細かく書き出します。
次に、その作業の発生頻度(毎日、週一、月一等)ごとに分けていきます。
私の場合はこんな感じです。
ポイントは、とにかく細かく書き出すことです。
例えば、私の場合ですが「請求書の作業」でもただ請求書を発送をしているだけではありません。請求書を発送するまでに以下3つの作業が発生しています。

1.請求書を作成する 2.作成した請求書を確認する 3.請求書を発送する

3つとも必ず作業時間が発生しますから、ルーティン化するスケジュールに入れ込む必要があります。
ルーティン化するためにもまずは細かく業務の書き出しを行ってください。

週一・隔週・月一の曜日や日にちを決める

すべての業務の書き出しが終えたら、次に行うことは「週一・隔週・月一」等に行う作業の曜日や日にちを決めます。
月によって祝日があり、決めた曜日や日付通りにできないこともありますが、まずは祝日のことは考えず、いつやるかを決めてください。
私の場合はこんな感じです。

ポイントは、重要な作業は「火曜日・水曜日」に行うことです。
というのも、月曜日は週末のお休みで集中力が欠けていることが多く、金曜日も気分は週末。木曜日は疲れていることもあります。火曜日・水曜日は、月曜日のお休み気分もなく、木曜日及び金曜日の疲れもなく、頭がシャキッとしていると思います。聞いた話だと、火曜日水曜日に仕事スイッチが入る人が多いという調査結果もあるそうです。(あくまで聞いた話なので確実ではありません)

スケジュールを組み立てる

最後にいよいよスケジュールを組みます。
作業のルーティン化を目的としますので、タスクは毎回同じ時間に入れましょう。
ある月の月曜日・火曜日の私のスケジュールがこんな感じです。
分かりやすく色分けしてみました。
・緑色:毎日行う作業。
・赤色:毎月一回発生する作業
・紫色:週一で発生する作業
・水色:発生したときに行うルーティン化できない作業

ポイントは、下記3点。
①確認作業や重要な作業は午前中に行う。
②すべての作業30分から1時間で行うようにする。
③1時間をオーバーしてしまう場合は、もう少し作業を細分化する。

最後に

すべての作業をルーティン化することによって、スケジュール管理をしっかり行うことができます。
例えば、緊急の作業が発生した場合でも、まずは緊急の作業を優先し、それまで行っていた作業をその日のいずれかの時間に変更する。もしくは、別日に変更していい作業であれば、別日に変更する等、臨機応変に対応することができます。
また、スケジュールを組み立てれば、忘れていてやっていなかった!!なんてこともなくなるので、慌てずに日々の業務に取り組むことができます。

作業を細かく書き出すのは少し面倒ですが、毎日の業務に追われていっぱいいっぱいというときは、ぜひ作業のルーティン化をしてみてください。