返信忘れ・確認漏れ防止のメールチェック方法

#ビジネス系
written by もちゆき

こんにちは。もちゆきです。

自宅のお庭にレモンの木が仲間入りしました!
レモンの木って可愛いですよね、緑の葉っぱに黄色い実。色のコントラストが最高すぎてなんといったらいいのか、、言葉で言い表せません。

さて、今回は事務職員オススメ、返信忘れ・確認漏れ防止のメールチェック方法をご紹介します!

新入社員時代のメールチェック例

私の新入社員時代のダメなメールチェック方法を以下ご紹介します。
・出勤後すぐメールチェック
→届いているメールを全て確認して、1つ1つ返信していく。
・お昼休後と退勤時にメールチェック
→届いているメールを全て確認して、1つ1つ返信していく。
・空いた時間にちょいちょいメールを確認する。

とにかくポンコツでしたので、このメールチェック方法でやってしまったことは。
・返信忘れる
・大事なメールが埋漏れてた
・返信だけしてメールで依頼されたことを忘れる
・・・・等、常に忘れがちで散々でした。

オススメのメールチェック方法

このままではダメだ!と思い、メールチェック方法を変えたところ、格段と作業効率が良くなりました。
その方法がこちらです↓↓↓

①メールチェックの時間帯を細かく設定。
→出勤後すぐ、お昼休み明けすぐ、退社前の他に、1時間ごとにメールチェックの時間を設けます。
例えば私の場合は、そもそも1作業を30分から1時間ごとに区切っています。そのため、1時間経ったらメールチェックを5〜10分間作るようにルーティン化しています。

②返信が必要なメールを未読に戻す。作業依頼・確認が必要なメールは未読+スターやフラグを付ける。
→返信だけで終えるメールを未読に、作業依頼や確認後に回答が必要なメールは未読に戻す他にスターやフラグを付けて作業忘れを防止します。なお、この時はとにかく「返信が必要なもの・作業が必要なもの」に分けるだけです。「承知しました!」のみのようなすぐに返信できるメールであっても、まずは新規受信メールを全て確認、返信が必要なメールを未読に戻す、作業が必要なメールの未読&フラグ付け等を行うといいと思います。

③未読に戻した「返信が必要・作業等が必要」なメールに返信をしていく。
→作業や何か確認をして回答が必要なメールに関しても、まずはメールを確認したこと・改めてご連絡することを返信します。

  • ポイント
  • ②でスターやフラグ等をつけたメールは、依頼作業完了や回答が済んだらフラグ等を外す。
    また、出勤後の朝のメールチェックで、スターやフラグをつけたメールの作業漏れがないか確認をするといいと思います。
  • 朝・昼食後のメールチェックの時間は30分以内で終わらせる。
    いくら①〜③の順でメールチェックをしたとしても、だらだらメールチェックしても意味ないので、メール確認の目標時間(例えば30分以内・15分以内等)を決めて、時間内で①〜③の作業を終えられるようにするといいと思います。
  • メールチェックの時間にならない限り、メールチェックをしない。
    せっかくメールチェック時間を①で設定したので、それ以外の時間は新規受信メールのことは忘れるようにしましょう。

まとめ

最初はやりづらいかもしれませんが、上記でご説明したメールチェック方法をルーティン化して慣れてしまえば、なんの苦でもなくなると思います。
「忘れがち」で困っている、「だらだらメールチェックしがち」な方は、よかったら実践してみてくださいね。