ビジネスメールの基本~メールアドレス(TO/CC/BCC)について~

#ビジネス系
written by もちゆき

こんにちは。もちゆきです。

お仕事をするにあたり必ずついて回るメール。友人とLINEをするようにメッセージを送れたらいいのですが、そうはいかないのがビジネスメールです。さらにビジネスメールの基本ルールなんて知っていて当たり前な雰囲気もあると思います。だからこそ知らないだけでとっても損をしてしまう、そんな存在ですよね。今回は今更もう聞けないビジネスメールの基本的なことについてお話ししたいと思います。

全て書ききれないので、今回はビジネスメールのメールアドレス(TO/CC/BCC)についてご説明します。

メールアドレスの入力 TO/CC/BCCとは?

メールアドレスを入力する部分には、「TO/CC/BCC」がありまよね。TOが送信相手というのはわかると思いますが、CCとBCCはなんとなくでしか分かっていなかったりします。「TO/CC/BCC」の使い分けをご紹介します。

  • 「TO」はメインの送信相手
    →例えば、Aさんにメールを読んでほしい場合はTOをAさん。AさんとBさんの両方にメールを読んでほしい場合は、TOにAさんとBさん両方のメールアドレスを入力します。
  • 「CC」はメールを共有しておきたい相手
    メインの送信相手ではなく、メールのやり取りを共有しておきたい相手がCCとなります。例えば、上司や同じプロジェクトメンバーはCCに入れることが多いです。理由は送るメールの内容及び送信した時刻等の履歴を全員に共有しておきたいからです。特にビジネスメールに慣れていない場合は、CCに必ず上司を加えましょう。なお、CCのメールアドレスは全員に開示されます。
  • 「BCC」は他の人に知られずにメールを共有しておきたい相手
    →BCCに入力したメールアドレスは公開がされませんので、TOとCCに入れたメールアドレスの方にはBCCのアドレスが表示されることはありません。例えば、複数のパートナー企業に一斉に同じメールを送信したい場合は、パートナー同士のメールアドレスを公開するわけにはいきませんので、BCCに送りたいメールアドレス全てを入力します。また、BCCで一斉にメールを送った場合は、メール本文に「BCCにて失礼いたします」等記載しておくといいでしょう。

メールアドレス部分のミスについて

メール送信で怖いのは「送信」ボタンをクリックするだけで一瞬で相手に届いてしまうこと。送った後に気づいても残念ながらもう遅いことのほうが多いです。メールアドレスの入力は普段から日常的に発生するものなので流れ作業になってしまうことがあり、間違えたメールアドレスを入力してしまったことが大事件へと発展することもあります。そこで、メールアドレスの入力で発生しやすい凡ミスを事前に知っておくだけでも違うと思いますのでご紹介します。事前にどのようなミスが発生するか把握し、少しでもミスを防ぎましょう!

  1. CCを入れ忘れた
    これはボーっとしていると結構やってしまいがちなミスです。例えば、4人のプロジェクトメンバーがいたとして全員に共有しておきたい内容なのに、プロジェクトメンバーのうち3人はCCに入れていたけど1人忘れていた!となった場合、忘れられていたメンバーには情報が共有されません。そうなると業務に支障が出ることもあるでしょう。
    CCはメールの内容を共有すること、メールを送信した履歴を全員が把握できることが最大の目的となるので、うっかり忘れることがないようにしましょう。
  2. CCに数名入っているメールの返信をTOのみに返信した
    TO・CCに複数いるメールでのやりとりは必ず「全員に返信」で返信を行うようにしましょう。例えば、複数いるメールをTOにいる1名にのみ返信してしまった場合、当たり前ですがその他の宛先へは送られません。その後複数に送られていないことに気づかずメールを続けてしまったら、送られていないメンバーは何も知らずにことが進んでしまい多大な迷惑をかけることとなってしまいます。メールを返信する場合は「全員に返信」で返信をすることを癖づけるといいでしょう。
  3. BCCに入力したはずがCCに入力して送信した
    これは私の経験からいくと、夕方で疲れているときに大事なメールを大人数に送る場合に発生します。例えば、20社以上のパートナー企業に一斉メールを送るとなった場合、間違えてBCCに入れずにCCで送信してしまったら、もう取り返しがつきません。個人情報漏洩にもなるため、一言でいうなれば「あなた終わり」です。絶対に絶対に間違えないことは大前提ですが、もしも間違えてしまったらすぐに上司に報告しましょう。間違いが起こらないようBCCで送信したい場合は、CCではなくちゃんとBCCにメールアドレスを入れているか必ず確認してください。また、慣れるまではBCCは使わず、面倒ですが1通1通メールするのもいいでしょう。
  4. メールアドレスを間違えてしまい全く別の方に送った
    これはメールアドレスが似ていたりすると発生します。また、「あれやらなきゃなー」と別の企業のことを考えながらメール作成をしているときも要注意です。送信相手間違いはNG中のNGですし、個人情報漏洩にもつながります。メールの内容によっては3同様に「あなた終わり」になることもあります。もし間違えて送ってしまったらすぐに上司に報告しましょう。対策としては、連絡先をPCの連絡帳へ登録すると送信相手を間違えることが少なくなると思います。

まとめ

TO/CC/BCCの使い方、メール送信時に起こりやすいミスをご紹介しました。特にミスについては、取り返しがつかない事につながることも多々あります。メール作成後すぐ送信するのではなく、メールアドレスに間違いがないか、メール本文に誤字がないか等全て確認してから送信するよう癖づけましょう。