お礼状の作成方法

#ビジネス系
written by もちゆき

こんにちは。

GOATの事務員 もちゆきです。
2月25日に任天堂スイッチから牧場の物語が発売され、野菜の収穫、にわとりやヤギ、牛のお世話に毎日忙しく過ごしております。牧場の物語内では彼氏もできました!
実生活では、10か月の柴犬を溺愛しています。

さて、事務作業は書類作成や電話対応、来客対応など様々な業務がありますよね。
今回はその中でも「お礼状の書き方」をご紹介いたします。
題して、「初めてのお礼状の書き方」です。

文章の構成について

文章を作成するときに必ず入れるもの、入れる順番は以下の通りとなります。

①あて先の会社名・役職・名前
②「拝啓」+時候の挨拶+「貴社におかれましては益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。」
③感じたこと・言いたいこと
④結びの挨拶
⑤「まずは略儀ながら、書中にて御礼申し上げます。」+「敬具」
⑥送り主名

わかりやすく例文を使って説明していきます。
例)先日、株式会社あらき あらき社長と会食を行ったので、その時のお礼状を書きたい!

③の感想や言いたいことについては、定型文ではなく、印象に残った言葉やその時に素直に感じたことを自分の言葉で伝えると相手にもちゃんとお礼として伝わると思います。
恥ずかしくて言えないという方はもちろん定型文でもOKです。
ただし、あくまでも取引先です。友人へ送るようなくだけた表現、言い過ぎな言葉や相手を傷つけるような言葉を使うのは絶対NGです。

⑤は、お礼の場合のバージョンです。お詫びやご挨拶の場合は以下となります。
お詫び:本来であれば直接お詫びすべきところ、甚だ略儀ではございますが、取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます。
ご挨拶:略儀ながら、書中にてご挨拶申し上げます。

①の時候の挨拶、④の結びの挨拶は月々異なります。例文は3月のものです。
ネットで「〇月 時候の挨拶or結びの挨拶」と検索すれば、その季節を表した言葉が出てきますので、その月の時候の挨拶や結びの言葉を使うようにしましょう。

それでも時候の挨拶や結びの挨拶は何を使えばいいか分からない!という方に少しご紹介いたします。

時候の挨拶・結びの挨拶

1年中使用可能な時候の挨拶:「時下」
例)拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

1年中使用可能な時候の挨拶:「時節柄」
例)時節柄、お身体ご自愛下さいませ。

1月

【時候の挨拶】

  • 厳寒の侯 
  • 初春の候 
  • 大寒の候 
  • 新春の候

【結びの挨拶】

  • 厳寒の折、風邪など召されませぬようご自愛ください
  • 極寒の候ではございますが、皆様のご健康とご多幸を心よりお祈り申し上げます
  • 寒さひとしお厳しき折、何卒ご自愛専一にてお願い申し上げます
  • 酷寒の折柄、くれぐれもご自愛下さいませ
  • 本年も変わらぬご指導ご鞭撻の程、宜しくお願い申し上げます

2月

【時候の挨拶】

  • 余寒の侯
  • 立春の候
  • 春寒の候
  • 節分の候

【結びの挨拶】

  • 余寒厳しき折、どうぞお身体を大切になさってください
  • 暦の上では春とはいえ、まだ寒い日が続きます。どうぞご自愛専一に
  • 季節の変わり目です。お身体ご自愛下さいませ

3月

【時候の挨拶】

  • 早春の侯 
  • 春暖の候 
  • 浅春の候 
  • 春分の候

【結びの挨拶】

  • 春陽のみぎり、お健やかな日々を過ごされますようお祈りいたします
  • 春光うららかなこの季節に、皆様のご多幸をお祈りいたしております
  • 春寒のみぎり、お身体を大切になさってください
  • 花冷えが続いていております。お身体ご自愛くださいませ

4月

【時候の挨拶】

  • 陽春の侯
  • 桜花の候
  • 春暖の候
  • 春爛漫の候
  • 花冷えの候

【結びの挨拶】

  • 花冷えの折から、体調には十分ご留意くださいませ
  • 桜花爛漫の好季節に、皆様のご多幸をお祈りいたします
  • うららかな春の日差しの下、心地よい春をお過ごしください
  • 麗春のみぎり、お健やかな日々を過ごされますようお祈りいたしております

5月

【時候の挨拶】

  • 新緑の侯 
  • 薫風の候 
  • 立夏の候 
  • 晩春の候 
  • 万葉の候

【結びの挨拶】

  • 新緑のみぎり、お身体ご自愛くださいませ
  • 若葉青葉の鮮やかな好季節に、皆様のご活躍をお祈りいたしております
  • 薫風のみぎり、お健やかな毎日をお過ごしください
  • 若葉青葉の鮮やかな好季節に、皆様のご活躍をお祈りいたしております

6月

【時候の挨拶】

  • 梅雨の侯
  • 入梅の候
  • 紫陽花の候
  • 向暑の候
  • 長雨の候

【結びの挨拶】

  • 麦秋のみぎり、ますますのご発展を心よりお祈りいたしております
  • 青葉生い茂る初夏のみぎり、皆様のさらなるご活躍をお祈りいたしております
  • 梅雨冷えの日が続いておりますが、風邪などひかれませんようご自愛くださいませ
  • 入梅のみぎり、体調には十分ご留意くださいませ

7月

【時候の挨拶】

  • 盛夏の候
  • 猛暑の候
  • 大暑の候
  • 極暑の候
  • 仲夏の候

【結びの挨拶】

  • 本格的な夏に向け、ますますのご活躍を心よりお祈りいたしております
  • 梅雨明けの青空を待ちつつ、皆様のさらなるご発展を祈念いたします
  • 盛夏のみぎり、貴社の皆様のご健康をお祈りいたしております
  • 暑い日が続きますので、お体には十分お気を付け下さいませ

8月

【時候の挨拶】

  • 残暑の侯
  • 初秋の候
  • 晩夏の候 
  • 立秋の候

【結びの挨拶】

  • 立秋を過ぎたとはいえ、厳しい残暑が続きます。どうかお身体を大切にお過ごしくださいませ
  • 残暑厳しき折、皆様のご健勝を心よりお祈りいたします
  • 暑さはまだ続くようです。お体ご自愛くださいませ
  • 朝夕はずいぶん涼しくなりましたが、季節の変わり目、体調にはご注意ください

9月

【時候の挨拶】

  • 初秋の侯
  • 秋晴の候
  • 秋色の候 
  • 秋分の候

【結びの挨拶】

  • 朝晩は冷え込むことも増えてきましたので、健康にはくれぐれもご留意ください
  • 季節の変わり目ですので、ご自愛くださいませ
  • 夏の疲れが出やすい時期ですので、くれぐれもお体を大切になさってください
  • さわやかな秋の足音が感じられる昨今、益々のご活躍をお祈りいたしております

10月

【時候の挨拶】

  • 秋冷の侯
  • 秋雨の候
  • 仲秋の候
  • 紅葉の候

【結びの挨拶】

  • 寒露の折、どうぞご自愛くださいませ
  • 皆様におかれましても実り多き秋となりますことを、心よりお祈り申し上げます
  • さわやかで過ごしやすいこの好季節に、益々のご活躍をお祈りいたしております
  • 朝晩の冷え込みが少しずつ厳しくなってくる時季ですので、健康にはくれぐれもご留意ください

11月

【時候の挨拶】

  • 晩秋の侯 
  • 深秋の候
  • 立冬の候
  • 落葉の候

【結びの挨拶】

  • 秋冷の候、体調を崩さぬよう、どうぞご自愛くださいませ
  • 寒さも厳しくなってくる頃ですので、どうぞご自愛ください
  • 向寒の折、どうぞお身体をおいといくださいませ
  • 朝晩の冷え込みが厳しいこの季節、健康にはくれぐれもご留意ください

12月

【時候の挨拶】

  • 初冬の侯
  • 寒冷の候
  • 年末の候
  • 冬至の候

【結びの挨拶】

  • 師走のみぎり、貴社ますますのご発展をお祈りいたします
  • 歳晩の候、皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます
  • 寒気厳しき折、お身体を大切になさってください
  • 本年も残すところわずかとなりました。新しい年のさらなるご活躍をお祈り申し上げます
  • 年の瀬を迎え、何かとお忙しいかと存じますが、どうぞお身体を大切になさってください

最後に

お手紙は次の日には送るのがベストです。
会食をした、お手紙をもらった、お花orお菓子をもらった、名刺を切らして渡しそびれた等。日々ほかの業務があるかと思いますが、次の日にはお手紙を出すよう心がけましょう!

次回のもちゆきブログは、シュチュエーション別のお手紙の例文特集です。