事務作業の効率化〜辞書登録〜

#ビジネス系
written by もちゆき

こんにちは。
最近「仕事をする上で一番大切にしているポリシー」について考えてみました。
・・・・・思い浮かびません。というわけで、弊社の社員に聞いてみました。
回答が届きました。

「楽しく仕事をすること」

だそうです。
事務職をやってきて、楽しく仕事する。なんて一度も考えた事がなかったので、びっくりしてしまい。回答が届いたときの気持ちを言葉を選ばずに言うと、、目ん玉ぶっ飛びました。

というわけで、私が仕事で一番大切にしていることは「楽しく仕事をすること」にすることとしました。

さて、今回は事務作業の効率化で結構使える「辞書登録」についてご説明いたします。

辞書登録とは

自社の社員名や取引先の会社名、よく使用するフレーズ・・・毎回入力しているの面倒ですし、メール文章を流れ作業で作成していてうっかり打ち間違えているのに気づかず、そのまま送信。なんて失敗もあると思います。
そんな時に使えるのが「辞書登録」となります。Windowsであれば日本語入力ソフト「IME」、Macであれば「キーボード」システム環境設定の「ユーザ辞書」より、よく使用する単語の登録をすることで、登録した単語やフレーズを一瞬にして変換することができます。

登録方法

Windows10
IMEアイコンを右クリック
②メニュー内「単語の追加」をクリック
③単語の登録「単語」→登録したい単語やフレーズ。「よみ」→登録したい単語の短縮ワード
例)よろしくお願い申し上げます。を辞書登録したい場合は
単語→よろしくお願い申し上げます。
よみ→よろ
④登録したい単語の「品詞」を選択
⑤「登録」をクリック
↓↓こちらのサイトにより詳しい登録方法が記載されています。↓↓
Windows10 – よく使う単語の追加(登録) – Microsoft IME

MAC
①アップルマークをクリック
②システム環境設定をクリック
③「キーボード」をクリック
④「ユーザ辞書」タブを選択し「+」ボタンをクリック
⑤「入力」→登録したい単語の短縮ワード。「変換」→登録したい単語やフレーズ
例)よろしくお願い申し上げます。を辞書登録したい場合は
入力→よろ
変換→よろしくお願い申し上げます。
⑥入力出来たら再度「+」ボタンをクリック
↓↓こちらのサイトにより詳しい登録方法が記載されています。↓↓
ユーザ辞書に単語登録する方法

登録すべき単語やフレーズ集

日頃からよく使用する単語をピックアップしました。

  • おせ→お世話になっております。
  • いつ→いつもお世話になっております。
  • おつ→お疲れ様です。
  • よろ→よろしくお願いいたします。
  • あり→ありがとうございます。
  • ひょう→標記の件に関しまして、
  • かきご→下記ご確認いただけますでしょうか。
  • このたび→このたびは○○いただき、誠にありがとうございました。
  • でんわ→自社の電話番号
  • じゅうしょ→自社の住所
  • ゆうびん→自社の郵便番号
  • かぶ→株式会社
  • めー→自分のメールアドレス

こんなのも結構使えます。

  • 自分の名前や自社社員の頭文字2文字→自分の名前や自社社員のフルネーム
  • 株式会社等を除く取引先の頭文字2文字→株式会社等を含む取引先名

ポイントは、よく使用する単語やフレーズの頭文字2~3文字を短縮ワードとして登録することです。
もちろん短縮ワードを頭文字1文字としてもいいのですが、あまりにも短い短縮ワードで単語登録してしまうと、意図していないところで単語が変換されてしまうため注意が必要となります。

なお、頭文字を短縮ワードとすることをおススメとしていますが、自分が覚えやすければ基本的になんでもいいです。
例えば、私はメールアドレスを「めー」と入力すると、メールアドレスがでてくるようにしていますが、メールアドレスの頭文字1文字や「あど」「め」でも自分のやり易いように登録していただくのが一番です。

まとめ

このように辞書登録をすることによって、作業の効率化をすることができます。
2~3文字の短縮ワードで変換できるようにしておくと、タイピングと頭の中で考えている言葉の認識スピードのズレが少なくなり、思考を止めません。

思考を止めずにタイピングすることにより、次のことを考える余裕がでてきますので、次へ進むスピードが速くなります。
次へ進むスピードが速くなると、結果的に作業時間が短くなり、別の作業に取り掛かる時間ができることもあります。

タイピングミスをして、Backspaceを連打!!!もなくなりますので、ぜひ単語登録を行ってみてください。