ビジネスメールの基本~件名について~

#ビジネス系
written by もちゆき

こんにちは。もちゆきです。

前回はビジネスメールでTO/CC/BCCの使い方をご説明しました。
その時の記事はこちら↓
ビジネスメールの基本~メールアドレス(TO/CC/BCC)について~

今回はビジネスメールの基本である「件名」についてご紹介します。

件名は「要件+送信者名」

件名には、何の件でメールを送ったのかが一目でわかる「要件」を書きます。
要件のポイントは以下2つ。

  1. 何の件なのかすぐにわかる
  2. 簡潔に

また、初めてメールをお送りする場合は誰から届いたメールなのか分かるように、自分の会社名・氏名を件名の最後につけておくようにしましょう。

【NGな件名】

・件名:先日はありがとうございました。
・件名:株式会社△△の〇〇です。
・件名:資料をお送りします。

→これでは何の件でメールをしたのか本文を見てみないとわかりません。メールをお送りした相手がもし毎日たくさんのメールを受け取る方であったなら、見落とされてしまう可能性もあります。

【OKな件名】

・件名:〇月〇日打ち合わせの御礼(△△会社名の〇〇氏名)
・件名:担当変更のご挨拶(△△会社名の〇〇氏名)
・件名:〇〇〇に関する資料送付の件

→このように受け取った相手が件名を一目見ただけで何の件なのか把握できるような件名にしましょう。

いろいろ件名集

分かりづらい件名はNGなのは理解ができるけど、こんなときはどんな件名にしたらいいんだろう。と悩んでしまうこともあると思います。そんな時に使える件名集をご紹介します。

■日程調整をしたい場合
・件名:【日程調整】〇〇の件での打ち合わせ

■打合せがしたい場合
件名:【ご面談のお願い】○○の件(△△会社名の〇〇氏名)

営業研修会での名刺交換の御礼の場合
・件名:営業研修会での名刺交換の御礼(△△会社名の〇〇氏名)

■紹介された相手へ送る挨拶メールの場合
・件名:△△株式会社◇◇様からのご紹介(△△会社名の〇〇氏名)

■担当者を変更した場合
・件名:担当変更のご挨拶(△△会社名の〇〇氏名)

■打合せのお礼の場合
・件名:〇月〇日打ち合わせの御礼(△△会社名の〇〇氏名)

■食事のお礼の場合
・件名:〇月〇日のお食事会の御礼

■注文書や契約書、会社案内、その他案件等の資料を送る場合
・件名:注文書送付の件
・件名:契約書送付の件
・件名:会社案内送付の件(△△会社名の〇〇氏名)
・件名:〇〇〇に関する資料送付の件

■期限があるものを依頼したい場合
・件名:【期日:3/31まで】発注書送付のお願い
・件名:【3/31までにご返信ください】×××の件

■年末年始休暇や夏季休暇のご案内をしたい場合
・件名:【12/28~1/4】年末年始休暇のご案内
・件名:【8/5~8/8】夏季休暇のご案内

■お詫びがしたい場合
件名:【お詫び】△△について
件名:〇月〇日△△のお詫び

ポイント

強調したい場合は【】などの記号を活用することです!受信メールの一覧の中に【】などの記号があると目に留まりやすくなるので、内容を見てもらえる可能性がアップします。どうしてもこれだけは伝えたい!ことは【】を使うようにしましょう。また、【】を使用するときは件名全体を【】で囲むのではなく、重要なことのみを【】で囲みましょう。

まとめ

メールの件名は、メールの内容に目を通してもらう上でとても重要です。もし送ったメールを見落とされてしまった場合は、相手が悪い!と決めつけずに自分が送ったメールの件名が分かりづらかったのではないかと振り返ってみるといいと思います。まずはメールを開いてもらう工夫をしましょう!